Datenschutzhinweis

1. Vorbemerkung

Der nachfolgende Datenschutzhinweis richtet sich an Sie, als Besucher eines ​exparea Online-Events und soll Ihnen verständlich, transparent und übersichtlich erläutern, wie Ihre personenbezogenen Daten i. S. des Art. 4 Abs. 1, EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verarbeitet werden und wie Sie im Rahmen der Nutzung darauf Einfluss nehmen können.

Um an einem ​exparea Online-Event​ teilnehmen zu können, loggen Sie sich über die ​exparea Webseite ein. Im Rahmen Ihres Besuchs auf der Webseite findet unabhängig von Ihrer Teilnahme an dem exparea Online-Event​ eine Datenverarbeitung statt. Die Informationen hierzu finden Sie direkt auf der Webseite.

2. Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zum ​Zweck der Durchführung eines exparea Online-Events.​

Die exparea Plattform wurde von uns mitentwickelt und läuft auf Servern mit Standort in Deutschland. Diese werden von uns oder von, von uns beauftragten Dienstleistern betrieben. Dienstleister wählen wir generell sorgfältig aus und verpflichten diese, falls dies zur Sicherstellung des Datenschutzes notwendig ist entsprechend, z. B. über einen Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 DSGVO.

3. Verantwortlicher | Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung der ​exparea Online-Events​ stehen, sind wir,

Jazzunique GmbH
Leipziger Str. 59b
60487 Frankfurt am Main

Wir haben eine(n) Datenschutzbeauftragte(n) benannt, der/die im Bedarfsfall unter exparea@jazzunique.de erreichbar ist.

4. Datenarten und Datenkategorien

Bei der von uns angebotenen Leistung zur Durchführung eines Online-Events handelt es sich um einen ​one-to-many Livestream​. Ein Zugriff auf Ihre Kamera oder Ihr Mikrofon findet im Rahmen der Teilnahme an einem ​exparea Online-Event​ nicht statt. Im Rahmen der Teilnahme und Durchführung können folgende Datenarten verarbeitet werden:

• Vor- u. Nachname,
• Firma,
• Position,
• Abteilung,
• Telefon,
• E-Mail

5. Umfang der Datenverarbeitung

5.1. Verarbeitung im Rahmen des Login

Es gibt zwei Möglichkeiten der Teilnahme an einem ​exparea Online-Event:​

5.1.a) Personifizierter Zugang
Im Fall eines personifizierten Zugangs wird ein ​Benutzername ​und​ Passwort​ benötigt um an der Veranstaltung teil zu nehmen.

Zur Generierung des Benutzernamen und Passworts werden Ihre Kontaktdaten (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse) verarbeitet. Der Benutzername besteht in der Regel aus Ihrem Vor- und Nachnamen.

Diese Verarbeitung sowie die ​Übermittlung der Zugangsdaten​ an Sie per E-Mail werden aktuell durch einen Dienstleister dargestellt. Dieser Dienstleister wurde von uns sorgfältig ausgewählt und zur Sicherstellung des Datenschutzes durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 DSGVO entsprechend verpflichtet.

Nach Erhalt der Zugangsdaten können Sie sich über die exparea Webseite einloggen und an dem Event teilnehmen.

Ihr ​Benutzername​ ist ab Login ​für alle Teilnehmer sichtbar​. Sollten Sie dies nicht wünschen, bleibt Ihnen nur die Möglichkeit sich nicht einzuloggen. Sie können in diesem Fall nicht an der Veranstaltung teilnehmen.

5.1.b) Anonymer Zugang
Bei einem anonymen Zugang benötigen Sie ​keinen Benutzernamen jedoch ein Passwort​, das Sie bei Login eingeben. Sie gelangen entweder über den zur Verfügung gestellten Link oder direkt über die exparea Webseite zum Login Bereich.

5.2. Chat

Im Rahmen eines ​exparea Online-Events​ mit ​​personifiziertem Zugang​ ​besteht die Möglichkeit an einem Chat teilzunehmen. In diesem Chat sind die Namen aller Teilnehmer sichtbar. Er bietet sowohl die Möglichkeit ​​Nachrichten an Alle​​ (öffentlicher Chat) oder nur an ​​ausgewählte Teilnehmer​​ (privater Chat) zu senden. Hierbei wird zu den Nachrichtentext auch immer der Benutzername des Senders angegeben. ​​Eine Aufzeichnung des Chats erfolgt nicht.​

5.3. Q&A

Sie haben verschiedene Möglichkeiten Fragen im Rahmen der Veranstaltung einzubringen.

Sollte eine Beantwortung im Rahmen der Veranstaltung nicht möglich sein, werden die Frage sowie Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse gespeichert, um eine Beantwortung im Nachgang zu dem ​exparea Online-Event​ möglich zu machen.

5.3.a) ​Einreichen von Fragen im Vorfeld​
Sie haben die Möglichkeit vor Beginn der Veranstaltung Ihre Fragen per E-Mail einzureichen. Diese werden soweit wie möglich während der Veranstaltung unter ​Nennung Ihres Namens​ vorgetragen und beantwortet.

Sollten Sie mit einer Nennung Ihres Namens nicht einverstanden sein, besteht die Möglichkeit, dass Sie dies bei der Einreichung der Frage unmissverständlich angeben. Bitte kennzeichnen Sie zu diesem Zweck Ihre Frage zu Beginn mit dem Text ​„Anonyme Frage“:​ Die Frage wird dann entsprechend anonymisiert in die Veranstaltung übernommen.

5.3.b) Stellen von Fragen während der Veranstaltung
Sie haben darüber hinaus die Möglichkeit Fragen direkt in der Veranstaltung zu stellen. Verwenden Sie dazu den ​Button „Fragen an den Referenten“​ auf dem Bildschirm. Es öffnet sich ein Textfeld, in das Sie Ihre Fragen eingeben können. Darüber hinaus müssen Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse mit angeben, damit wir die Frage zuordnen und ggf. auch im Nachgang der Veranstaltung beantworten können. Sollten Sie nicht wollen, dass Ihr Name im Zusammenhang mit dieser Frage im Rahmen der Veranstaltung genannt wird, haben Sie die Möglichkeit über den Hinweis ​„Anonyme Frage“​ dies entsprechend mitzuteilen.

5.4. Aufzeichnung

Die Aufzeichnung des ​exparea Online-Events​ umfasst ausschließlich das Livebild mit Originalton. Die Daten der Teilnehmer werden in dieser Aufzeichnung nicht erfasst.

Sollten im Rahmen der Veranstaltung von Ihnen eingebrachte Fragen beantwortet werden, die Sie nicht explizit als ​„Anonyme Frage“,​ wie in 5.3 Q&A beschrieben, gekennzeichnet haben so geschieht dies in der Regel unter Nennung Ihres Namens. Dies wird auf der Aufzeichnung erfasst und kann im Nachgang nicht mehr entfernt werden.

Die Aufzeichnung wird von uns nach Ende des Events an den Veranstalter übergeben und mit einer angemessenen Frist von den von uns bzw. von uns beauftragten Dienstleistern verwendeten Systemen gelöscht. In Ausnahmefällen werden Aufzeichnungen von uns weiter als Referenz genutzt. In jedem Fall besitzt der Veranstalter die Rechte an den Aufzeichnungen und entscheidet über die weitere Verarbeitung.

6. Erhebung der Daten | Voraussetzung der Verarbeitung

Grundlage für einen ​exparea Online-Event ​ist in der Regel eine Vertragsbeziehung zwischen dem Veranstalter des Events und uns.

Ihre personenbezogenen Daten, die wir im Zusammenhang mit der Umsetzung des Online-Events verarbeiten, erhalten wir in der Regel durch den Veranstalter.

Der Veranstalter hat in diesem Zusammenhang dafür Sorge zu tragen, dass die gesetzlich notwendigen Voraussetzungen (z. B. Informationspflicht, Einholung einer Einwilligung) für die Datenverarbeitung geschaffen werden, damit wir den beauftragten Online-Event darstellen können

Sollten Sie von Ihren Rechten als Betroffener in Bezug auf Erhebung der Daten Gebrauch machen wollen, wenden Sie sich bitte direkt an den Veranstalter. Anfragen, die diesbezüglich bei uns eingehen leiten wir umgehend an die verantwortliche Stelle weiter.

7. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die vorgenannte Vertragsbeziehung zwischen dem Veranstalter des ​exparea Online-Events​ und uns bildet die Grundlage für die Datenverarbeitung. Dies bezieht auch Sie als Teilnehmer mit ein.

Somit ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Rahmen eines ​exparea Online-Events​ in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO als Bestandteil unserer Auftragserfüllung.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Dabei bestehen unser berechtigtes Interesse sowie das berechtigte Interesse des Veranstalters als Dritten in der effektiven Durchführung eines exparea ​Online-Events.

8. Speicherdauer und Löschung

Die von Ihnen verarbeiteten personenbezogenen Daten werden grundsätzlich dann gelöscht, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen.

Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

9. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an einem ​exparea Online-Events​ in einem Drittland aufhalten.

Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.